Печатные формы

Многие документы конфигурации имеют печатные формы. Все печатные формы используют единый механизм, позволяющий редактировать макеты печатных форм, не изменяя саму конфигурацию. Печатные формы объектов могут формироваться на основании табличных макетов (MXL) или макетов офисных документов в форматах Microsoft Word и OpenOffice.org Writer.

В формах документов с возможностью вывода печатных форм на командной панели имеется команда Печать, в которой располагаются команды печати конкретных печатных форм. Аналогичные команды есть в форме списка документов. В списке можно выделить сразу несколько документов и выполнить для них команду печати. Сформированные табличные документы можно отправить вложением в электронном письме.

В печатные формы можно добавлять штрихкодирование для быстрого поиска нужного документа.

Настройка печатных форм выполняется в списке НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Макеты печатных форм.

В списке перечислены макеты всех печатных форм объектов, имеющихся в информационной базе. Макеты сгруппированы по объектам конфигурации, к которым они относятся.

Макет можно открыть в режиме просмотра и редактирования соответствующими командами (Еще – Открыть и Еще – Изменить), а также двойным щелчком мыши. В последнем случае пользователю будет предложено выбрать режим открытия макета. Открытый для редактирования макет отображается в списке жирным шрифтом.

После сохранения в информационной базе пользовательского макета в списке у такого макета устанавливается признак изменения макета. Удалить отредактированный макет можно командой Еще – Удалить измененный макет.

По умолчанию для печати используются макеты, поставляемые в составе информационной базы. Но если у макета есть отредактированная версия, то с помощью команд Еще – Использовать измененный макет или Еще – Использовать стандартный макет можно выбрать макет для использования при печати.

В списке макетов печатных форм (раздел Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм) предусмотрена возможность создания новых макетов печатных форм. Для новых макетов автоматически добавляются команды печати в подменю Печать соответствующих документов. Это позволяет создать свою печатную форму без использования конфигуратора.

В редакторе макета печатной формы доступен список полей документа, выводимого на печать. В списке полей показывается образец заполнения по каждому полю, предусмотрена настройка формата. Поля из этого списка можно перетаскивать прямо в макет. На любом этапе редактирования можно посмотреть образец формирования печатной формы на примере любого документа.

Организации часто с определенной группой контрагентов используют типовые договоры, в которых зафиксирована значительная часть условий договора. В этом случае при заключении нового договора с контрагентом основная часть условий будет соответствовать типовому договору. В договоре подставляются реквизиты конкретного контрагента, уточнятся сроки применительно к конкретному договору, иногда уточняются лишь отдельные специфические условия. Такой договор с контрагентом можно сформировать по заранее подготовленному шаблону. В шаблоне описываются формальные условия типового договора, а также указываются параметры для автоматического заполнения реквизитов и специфических условий договора.

Настройка функциональности шаблонов печатных форм

Функциональность работы с договорами доступна при включении функциональных опций НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи - Договоры с клиентами и/или НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – Договоры с поставщиками.

Сценарий подготовки и печати договоров с контрагентами следующий:

■ Пользователь, ответственный за составление типовых договоров, создает (редактирует) шаблон договора с контрагентом в рабочем месте НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм;

■ Пользователь, ответственный за заключение договора (менеджер по продажам, менеджер по закупкам), создает в информационной базе договор с клиентом или поставщиком;

■ Пользователь, ответственный за заключение договора, формирует печатную форму договора по одному из заранее заданных шаблонов, в котором автоматически заполняются реквизиты и специфические условия по данным созданного в информационной базе договора с клиентом (поставщиком);

■ Если ведется отслеживание оригиналов первичных документов - состояние оригинала договора устанавливается Форма напечатана.

Создание и редактирование шаблонов печатных форм

Редактирование шаблонов (макетов) выполняется в рабочем месте НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм.

Редактирование макетов печатных форм по справочнику Договоры с контрагентами доступно Администраторам.

В рабочем место отображаются все макеты печатных форм в виде иерархического списка с привязкой подсистемам к объектам конфигурации: справочникам и документам. Для удобства работы со списком можно воспользоваться поиском.

Можно создать новый или изменить шаблон двумя способами:

■ в виде табличного документа в режиме Предприятие;

■ используя внешний редактор (Office Open, Word).

При создании нового или изменении существующего макета во встроенном редакторе табличного документа, сначала описывается формальная часть шаблона с использованием имеющихся инструментов форматирования табличного документы в режиме 1С:Предприятия, а затем выбираются и перетаскиваются в текст необходимые параметры заполнения из имеющихся.

Редактирование шаблона производится в основной части панели рабочего места, расположенной в левой части окна. Панель стандартных инструментов редактирования и форматирования размещается в верхней части окна редактора. Под областью редактирования располагается поле редактирования текста выбранной ячейки. Список доступных полей элемента для использования в шаблоне находятся в панели справа сверху, а снизу в панели справа находится список операторов и функций для создания выражений.

В списке доступных полей наряду с названием поля, который можно перенести в шаблон, выводится образец представления значения данного поля, в том виде, как оно будет выглядеть в сформированном договоре. В зависимости от типа значения поля в колонке справа от образца может выводиться пиктограмма, по которой открывается Конструктор форматной строки.

Для полей ссылочного типа, например элементов справочника, предусмотрена возможность добавления отдельных реквизитов значения этого поля. Например, поле Контрагент можно развернуть и вставить в шаблон наименование контрагента, юридический адрес и другие реквизиты соответствующего элемента справочника. Для поля Фамилия, имя, отчество предусмотрена возможность выбора падежа.

При создании нового или изменении макета в виде Office Open XML, открывается отдельная форма в левой части которой отображается инструкция по редактированию шаблона во внешнем редакторе, а в правой части - список доступных полей для использования в шаблоне и список операторов и функций.

Для начала редактирования используется команда Открыть редактор. По ней открывается файл шаблона в приложении, которое установлено на компьютер и назначенное в операционной системе приложением по умолчанию для работы с файлами формата DOCX, например, OpenOffice.org Writer, Р7-Офис, МойОфис и др. Рекомендуется расположить окна внешнего редактора и окно «1С:Предприятик» на экране рядом друг с другом. С помощью инструментов внешнего редактора описывается формальная часть шаблона. Параметры для заполнения можно перетащить мышью из окна «1С:Предприятие» в окно внешнего редактора, а также можно воспользоваться копированием через буфер обмена.

После завершения редактирования необходимо сохранить файл во внешнем редакторе, закрыть окно внешнего редактора, а затем в окне «1С:Предприятие» записать шаблон командой Записать или Записать и закрыть.

Новая печатная форма автоматически сохраняется в списке макетов без установки флага использования. Строка с макетом выводится серым цветом. При такой настройке созданная печатная форма не будет отображаться в меню Печать. Для начала использования формы необходимо установить флаг Показывать в меню печать в списке макетов печатных форм. Дополнительно можно задать условия доступности шаблона в списке команд печати в зависимости от значений реквизитов элементов, например, в зависимости от выбранного поля Операция.

Печать договора по шаблону

Договор по шаблону можно распечатать из соответствующего списка справочника Договоры с клиентами или Договоры поставщиками. При выполненных настройках в меню Печать отображается название шаблона.

При печати макета созданного как табличный документ, откроется стандартная форма для печати документов с заполненным шаблоном.

При печати макета созданного как Office Open XML, соответствующая программа, с заполненным шаблоном откроется автоматически и пользователь может распечатать его или дозаполнить вручную

В случае, если в информационной базе используется контроль состояний оригиналов документов, для договора, созданного по шаблону табличного документа, автоматически устанавливается статус Форма напечатана. Установку статусов для договоров, напечатанных по шаблону Office Open XML оператор должен выполнить интерактивно. Статусы состояния оригинала выводится в форме списка договоров.

Ограничения

Использование функциональности требует включенных функциональных опциях НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Несколько организаций и НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Настройки CRM - Независимо вести партнеров и контрагентов.

Обеспечивается печать документа на языке контрагента. Языки, на которых возможна печать, определяются в настройках системы в справочнике НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Языки печатных форм. При этом могут быть указаны любые языки, а не только те, на которые переведен интерфейс системы.

В справочниках Номенклатура и Характеристики предусмотрена возможность указать полное наименование на произвольных языках, указанных в справочнике Языки печатных форм.

Если печать выполняется с языком отличным от основного, то используются международное наименование и адрес организации и контрагента, а также международные реквизиты банка.

При печати используются существующие макеты печатных форм. Настройка переводов макетов печатных форм на необходимые языки выполняется в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Макеты печатных форм. Для этого следует открыть форму для редактирования, выбрать язык и выполнить перевод.

Перевод может выполняться автоматически с использованием сервисов Яндекс.Переводчик и Google.Translate. Возможность включается установкой флага НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Перевод текстов с помощью внешнего сервиса.

Для использования возможностей печати пользователям конфигурации не требуется каких-либо специальных прав. Рассмотрим возможности функционала на примере печатных форм документов.

В формах документов с возможностью вывода печатных форм на командной панели имеется команда Печать, в которой располагаются команды печати конкретных печатных форм.

Аналогичные команды есть в форме списка документов. В списке можно выделить сразу несколько документов и выполнить для них команду печати.

Если для формы были выполнены переводы на другие языки, то при формировании печатной формы доступен выбор языка формирования печатной формы.

Прикладное решение позволяет производить штрихкодирование печатных форм документов. Для использования штрихкодирования документов необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Печать документов – Штрихкодирование печатных форм.

При формировании печатной формы документа в нее будет добавлен автоматически сформированный штрихкод.

Быстрый поиск документа по штрихкоду можно использовать в соответствующем списке документов. Например, для того чтобы быстро найти документ реализации по печатной форме ТОРГ-12, достаточно открыть список Документы продажи и с помощью сканера считать штрихкод с печатной формы документа.

Этикетки и ценники используются в системе для решения различных задач, в том числе:

● Печать этикеток с наименование товара и штрихкодом EAN-13 для нанесения на каждую единицу товара с целью идентификации при выполнении хозяйственных операций, например розничной продажи  (Этикетка для товаров).

● Печать ценников, содержащих наименование и цену товара, для размещения в розничном торговом зале на полках с товаром (Ценник для товаров).

● Печать штрихкодов, размещаемых на складских ячейках для автоматизации складских процессов отбора и размещения (Этикетка для складских ячеек).

● Печать из документа реализации этикетки доставки, содержащей общую информацию о документе реализации, покупателе, количестве позиций, весе заказа (Этикетка для доставки)

● Печать штрихкодов упаковочного листа, который позволит в дальнейшем быстро найти этот упаковочный лист при выполнении последующих операций (Этикетка упаковочных листов).

● Печать этикетки содержащей номер(штрихкод) серии, которая позволяют идентифицировать к какой серии принадлежит конкретная единица товара, если производителем такая информация на товар не наносится (Этикетка серии номенклатуры).

● Печать акцизной марки для алкогольной продукции взамен поврежденной (Этикетка для акцизных марок).

● Печать штрихкодов агрегированных логистических групповых упаковок, применяемых в частности для маркируемых товаров (Этикетка для штрихкодов упаковок).

● Печать кодов маркировки товаров (Этикетка (обувь, одежда, табак...)).

Для каждого из указанных задач может быть определен один или несколько шаблонов, в которых задаются размеры этикетки (ценника), размещение на нем реквизитов и другие настройки. При создании шаблона необходимо учитывать возможности и параметры оборудования, на котором будет производится печать. Редактирование шаблонов выполняется в справочнике НСИ и администрирование – См. также – Шаблоны этикеток и ценников. По умолчанию он может быть скрыт. В этом случае его нужно добавить на панель, используя команду Настройка навигации.

При создании шаблона этикетки указывается назначение шаблона, размер этикетки. Дополнительно можно указать для чего (например, для какой номенклатуры) будет применяться этот шаблон.  

При необходимости шаблон можно дополнительно отредактировать в редакторе шаблона: включить в него дополнительные поля из числа доступных, изменить форматирование полей.

Модель принтера и размер бумаги задается по кнопке  Установка параметров страницы документов. Печать ценников и этикеток может выполняться на принтере этикеток или обычном принтере. В случае принтера этикеток печать выполняется на ленте, на которой размещаются этикетки. Размер шаблона в этом случае соответствует размеру бумаги. Если печать выполняется на обычном принтере, то, как правило, размер листа существенно больше размера этикетки. На этом листе будет размещено несколько этикеток по горизонтали и вертикали. Количество этикеток явно не задается – оно определяется автоматически исходя из соотношения размера бумаги и ширины и высоты этикетки.